Vous avez créé votre association, vous avez fait tous les papiers, contacté vos confrères, vous vous êtes réunis et vous avez passé de nombreuses heures à parfaire l'organisation de votre association. Il ne vous reste plus qu'à préparer vos réunions de formation médicale.
Tout d'abord il faut élaborer le programme à
proposer aux autres confrères. Celui-ci sera ensuite mis en
page sur traitement de texte et photocopié ou imprimé
selon les ressources de l'association.
Une méthode simple de préparation du programme consiste
à réunir le bureau (encore une fois) pour plancher sur
ce programme. Chaque membre du bureau aura préparé le
ou les thèmes qui lui tiennent à cur, et les propose
à la réunion. Les autres confrères peuvent alors
approuver ou désapprouver ce projet. En cas d'accord, chaque
membre indique ce qu'il aimerait apprendre lors de cette
réunion. Il est judicieux alors de préparer en
même temps des questions pour le pré et le post test
(voir plus loin le thème Evaluation). En tout cas, cette
discussion doit servir à cerner les objectifs de cette
formation.
Le projet doit alors être pris en charge par une des personnes
présentes, en général celui qui a proposé
le thème.
La personne prenant en charge ce thème aura ensuite
à
- préparer les objectifs de cette formation.
- choisir le ou les intervenants et les rencontrer
- s'occuper de la logistique
- préparer les pré et post tests
- préparer les documents nécessaires à la
formation.
Elle peut se faire par mailing, par envoi de fax (moins cher), par
l'intermédiaire de visiteurs médicaux, lors de l'envoi
de résultats de laboratoire, par diffusion dans le bulletin de
liaison de Norformed : Norformédia.
Objectifs de formation
Ce point est primordial car il va diriger le choix des
méthodes pédagogiques, des questions du pré et
post test, la manière d'aborder le problème avec
l'expert intervenant.
Les objectifs ne doivent pas être trop simples. Trop
généraux, ils seront dilués par les questions de
l'assistance et risquent finalement de ne pas être
atteints.
Vous pouvez par exemple décider des objectifs suivants pour
une réunion sur la ménopause :
- faire un rappel rapide de quelques minutes sur la physiologie
- donner les indications, les modalités des traitements
- apprendre à surveiller cliniquement les effets des
traitements
- faire connaître les examens biologiques à pratiquer
pour la surveillance d'une femme sous traitement substitutif
- faire quelques cas pratiques (suffisamment difficiles pour
l'expert) de manière à cerner son mode de
raisonnement.
Les objectifs ne doivent pas être trop ardus à
atteindre. Ils doivent être fonction de la durée de la
formation.
Une fois vos objectifs mis à plat sur une feuille de papier,
faites le timing de votre réunion.
Vous pouvez maintenant vous occuper de l'expert.
Le choix de l'expert est bien sûr primordial pour la bonne
marche de votre réunion de FMC. Vous choisirez un
spécialiste local , ou un expert connu pour ses
qualités pédagogiques.
La rencontre avec l'expert est ensuite une des phases les plus
importantes de votre préparation. Il va en effet falloir lui
proposer vos objectifs de formation, et faire en sorte qu'un
consensus s'établisse entre ce que vous attendez de lui et ce
qu'il est prêt à vous offrir. Le succès de cette
réunion est très lié à votre
capacité de négociation, et il est recommandé de
suivre des stages de préparation à l'animation qui vous
initient à ce genre de démarche.
Globalement lors de cette réunion il ne vous sera sans doute
pas possible d'imposer de but en blanc vos objectifs et votre
programme. Il vous faudra expliquer ces objectifs et tenter de
convaincre votre interlocuteur que ce que vous attendez de lui c'est
finalement qu'il réponde aux besoins de vos
confrères.
Pour l'exemple de la ménopause ci-dessus, il vous faudra sans
doute insister pour que le rappel de physiologie soit clair et bref
(d'où l'intérêt du minutage), rappeler que ce qui
vous intéresse c'est ce que vous rencontrez quotidiennement au
cabinet.
L'animation d'une soirée doit être
préparée. Vous avez choisi l'expert, vous avez
diffusé le programme, vous avez trouvé votre salle de
réunion. Il ne vous reste plus qu'à attendre les
participants.
Votre rôle va maintenant consister à faire en sorte que
votre soirée se déroule comme vous l'aviez
prévu.
C'est ce qui se passe généralement. Mais il peut
arriver que quelques problèmes surgissent.
C'est pourquoi un stage de préparation à l'animation ne
peut être que bénéfique car il vous
prépare à aborder la majorité des
problèmes.
a) Problèmes de matériel
Prévoyez une lampe de rechange pour le rétro
projecteur, car de toute façon la lampe grillera pendant une
séance de formation. Prévoyez des rallonges
électriques, stylos, papiers.
b) Problèmes liés à l'intervenant :
- trop long : à vous d'intervenir pour lui rappeler le
timing
- soporifique ou peu clair : n'hésitez pas par exemple
à poser une question ou demander à l'assistance de
poser des questions pour relancer la machine
c) Problèmes liés à l'assistance :
- un individu bruyant et faisant des remarques ou des plaisanteries :
sans être agressif il faut lui demander de garder son calme car
la journée a été dure, ou lui demander de bien
vouloir préciser sa question. A voir selon.
- trop bruyante : votre rôle est de ramener le calme. Il ne
faut pas bien sûr provoquer ou être agressif.
- il y a un autre expert dans la salle et une polémique
s'engage avec l'expert au tableau : vous pouvez faire un break en
demandant à ce que cette intéressante discussion soit
continuée tout-à-l'heure au moment de la collation, ou
poser une autre question.
Il est impossible de recenser tous les problèmes susceptibles
de surgir. Les stages à l'animation sont ici indispensables
pour affiner votre sens de la réunion, pour vous indiquer des
trucs si vous êtes timide : pour vous rendre performant.
Apprenez à préparer des phrases simples faisant le lien
entre les différentes parties de la réunion, et
n'oubliez pas le plan général de celle-ci :
1 Accueil : « Merci à vous tous Mesdames et
Messieurs d'être venu si nombreux à cette réunion
sur la ménopause ». Demander à l'assistance
de remplir le prétest. Rappelez qu'il est anonyme, et
obligatoire pour valider la réunion.
2 Présentez l'expert : « M. Dupont, chef du service
de nous a fait l'honneur d'accepter de venir nous faire partager ses
connaissances ».
3 Présentation de la réunion : « M. Dupont va
d'abord nous faire un bref rappel de physio pathologie avant
d'aborder ». Définissez (ou rappelez à
l'expert) le timing de la réunion.
4 Après l'intervention de l'expert lancez les Questions de
l'assistance (on aura soin d'en avoir préparé
quelques-unes au cas où)
6 Demandez à l'assistance de remplir le Post-test.
5 Fin de réunion : remerciez l'expert, remerciez le
laboratoire, remerciez le propriétaire de la salle, remerciez
l'assistance, annoncez la prochaine réunion, et passez au pot
s'il y en a un.
L'évaluation des réunions est indispensable si vous
voulez faire progresser leurs qualités, et si vous voulez
éventuellement que votre soirée soit validante.
Vous devez effectuer un prétest, un post test, et un test de
qualité.
Prétest
Vous l'aurez préparé et présenté à
l'expert avant la réunion. Il est constitué d'une
dizaine de questions de type QCM. Eviter les questions avec
réponse écrite car c'est long à corriger (et
difficile car ce n'est pas l'expert qui corrigera).
Posttest
Il est identique au prétest. La comparaison avant après
permet de connaître la qualité de l'intervenant, la
qualité d'écoute de la salle, finalement la
qualité globale de la réunion.
Evaluation de la formation, qualitative
Il s'agit ici d'apprécier la qualité de la forme. Vous
pouvez utiliser le questionnaire standard ci-joint, mis au point par
l'Unaformec.
La qualité de la réunion est liée
également aux techniques pédagogiques employées.
Varier les techniques pédagogiques au sein d'une même
réunion ou à chaque réunion vous permettra de ne
pas générer l'ennui de la répétition.
Cours magistral
C'est le cours classique, l'intervention de l'expert seul au tableau
devant l'assistance à l'écoute. Tout dépend ici
de la qualité de l'expert. A vous d'intervenir en cas de
problème. Méthode classique pouvant vite
générer l'ennui ou être passionnante.
Questions Réponses
L'animateur aura préparé quelques questions, et vous
demanderez aux participants de lever la main pour solliciter la
parole. Sinon s'installera très vite la pagaille. En
général la réunion sera animée. On pourra
également faire un tour de table et noter les questions sur un
paper board tout en les classant avant de demander à l'expert
d'y répondre.
Préparez des cas cliniques difficiles et faciles, séparez l'assistance en autant de petits groupes que de cas, demandez leur de plancher pendant 15 minutes et de désigner un rapporteur.
Après ce temps tout le monde se réunit, chaque rapporteur fait la synthèse de son groupe, et l'expert ou la salle interviennent pour résoudre le cas.
Préparez des cas cliniques et demandez à des intervenants volontaires (parfois difficile) de bien vouloir se mettre en situation. Bonne méthode pour travailler le relationnel.
De plus en plus fréquentes, les réunions avec enseignement assisté par ordinateur sont aussi de qualité variable selon le logiciel utilisé. Souvent présentées par des laboratoires elles sont dirigées selon l'argumentaire de ce même labo. A utiliser avec circonspection. A noter que nous avons apprécié la qualité des EAO de SK Beecham, cela dit sans faire de pub.
Vous pouvez distribuer en fin de séance la liste de vos prochaines réunions de formation.
Vous pouvez également distribuer des documents aide-mémoire, la copie des transparents de la soirée.
Document réalisé par le bureau NORFORMED,
RP NORFORMED,
Dr Leloup
Lille, Octobre 1995.