OBLIGATIONS DES RESPONSABLES D'ASSOCIATIONS p 2 à 8
I Naissance d'une association p 2
I - 1 DEFINITION JURIDIQUE D'UNE ASSOCIATION p2
I - 2 LES STATUTS p3
I - 3 FORMALITES DE DECLARATION DES ASSOCIATIONS p3
Comment s'y prendre ? p3
- Dépôt de la déclaration initiale
- Remise du récépissé
- Insertion au J.O.
Quelles autres formalités déclaratives ? p5
- Préfecture
- Délégation Régionale de Formation continue
- NORFORMED
Quelles formalités lors de modifications? p6
Déclaration à la préfecture
Tenue du "Registre Spécial"
II La Vie de l'Association p 7
II - 1 CONSEIL D'ADMINISTRATION p7
II - 2 REUNION DU CA p7
II - 3 ASSEMBLEES p7
II - 4 EMARGEMENT p8
II - 5 DIFFERENTS TYPES D'ASSOCIATIONS p8
III Les Assurances de l'Association p 8
OBLIGATIONS DES TRESORIERS D'ASSOCIATIONS p 9 &10
I. NAISSANCE D'UNE ASSOCIATION.
OBLIGATIONS DES RESPONSABLES D'ASSOCIATIONS
I. NAISSANCE D'UNE ASSOCIATION.
I - 1 DEFINITION JURIDIQUE D'UNE ASSOCIATION : RAPPELS
L'association est la convention par laquelle deux ou plusieurs
personnes mettent en commun, d'une façon permanente, leurs
connaissances ou leur activité dans un but autre que de
partager des bénéfices. Elle est régie, quant
à sa validité, par des principes généraux
du droit applicables aux contrats et obligations.
Le principe d'une association est triple :
- un but commun entre les membres,
- une permanence dans l'activité poursuivie,
- un but autre que celui de partager des bénéfices.
Les associations de FMC doivent effectuer les formalités de
déclaration et de publication légale et
possèdent la personnalité morale prévue par la
loi de 1901.
Leur capacité juridique est réduite dans de nombreux
domaines tels que achat d'immeubles par exemple.
L'intervention d'un notaire est obligatoire chaque fois qu'il est
question d'un dépôt de publicité au bureau des
hypothèques (apport immobilier à l'association lors de
la constitution).
I -2 LES STATUTS
Le document capital d'une association sont ses propres statuts, de
par le caractère très libéral de la loi
1901.
Les statuts représentent un contrat de droit privé
régi par la liberté contractuelle --> son contenu
est donc totalement libre (rappelle l'objet et précise les
moyens d'action de l'association, les différentes
catégories de ses membres).
Ce document ne doit être :
- ni trop court : porte ouverte à des contestations;
- ni trop précis : oblige trop souvent à des
modifications statutaires;
il est préférable de le compléter par un
règlement intérieur, plus facile à modifier
ultérieurement.
Un modèle de statuts est fourni en annexe par NORFORMED.
A l'issue de la rédaction des statuts, il est souhaitable de
réunir une assemblée générale
constitutive à laquelle sont invités les futurs
adhérents. Cette AG n'est obligatoire ni par la loi, ni par le
décret de 1901, sous réserve que la preuve de
l'échange des consentements puisse être clairement
apportée. La rédaction d'un écrit est
obligatoire pour obtenir la personnalité juridique et pour
solliciter la reconnaissance de l'utilité publique. Cette AG
adopte définitivement lesdits statuts; par la suite un
exemplaire est adressé à chaque membre.
I - 3 FORMALITES DE DECLARATION DES ASSOCIATIONS
Comment s'y prendre?
1e étape : Dépôt de la déclaration
initiale.
La déclaration d'existence doit être faite à la
sous-préfecture du lieu où l'association a fixé
son siège social ou à la préfecture lorsque le
chef-lieu d'arrondissement se confond avec celui du
département.
Cette déclaration est rédigée sous forme de
lettre, sur papier libre en un seul exemplaire. Elle doit mentionner
:
- le titre complet de l'association,
- l'adresse du siège social et éventuellement des
établissements secondaires,
- l'objet ou les buts qu'elle se propose,
- la liste complète des personnes chargées de
l'administration ou de la direction de l'association, avec indication
de leurs nom, prénoms, date et lieu de naissance,
nationalité, profession, domicile, fonction occupée par
chacun au sein du CA (secrétaire, trésorier...).
La déclaration doit être signée par 2 au moins
des personnes mentionnées sur la liste des dirigeants, ( en
annexe modèle de déclaration). Il est cependant
préférable de la faire signer par toutes les personnes
mentionnées, chargées de l'administration ou de la
direction de l'association, car les personnes chargées de
recevoir la déclaration peuvent toujours l'exiger.
Devront être annexés à la déclaration
:
- 2 exemplaires des statuts, établis sur papier libre,
datés et signés par au moins 2 membres fondateurs,
- une demande d'insertion au Journal Officiel sur un imprimé
spécial fourni par les services préfectoraux
(imprimé de couleur bleue, modèle A).
Le dossier complet peut être adressé aux services
préfectoraux par lettre recommandée avec AR. mais il
est préférable de se rendre personnellement au service
concerné "BUREAU DES ASSOCIATIONS". Ces formalités sont
gratuites.
Les dossiers doivent toujours être des originaux.
Aucun délai n'est fixé par la loi, mais l'association
ne peut jouir de la personnalité morale tant qu'elle n'a pas
procédé à sa déclaration et à
l'insertion au J.O.
2e étape : Remise d'un récépissé
La préfecture ou la sous-préfecture doit
délivrer obligatoirement un récépissé
dans un délai de 5 jours francs, signé par le
préfet, le sous-préfet ou son
délégué. Ce récépissé
constitue la preuve matérielle que l'association a accompli
une partie des formalités.
3e étape : Insertion au Journal Officiel
Cette insertion reprend :
- nom de la préfecture,
- titre de l'association,
- son objet,
- l'indication du siège social,
- la date de la déclaration d'existence aux services
préfectoraux.
Cette publication doit avoir lieu dans un délai de 1 mois de
la date de déclaration d'existence, sous peine d'être
frappée de nullité par le fait de la simple absence de
la personnalité juridique et reprise des formalités au
point de départ.
Par contre, toute irrégularité dans la
déclaration ou dans l'insertion peut entraîner la
dissolution de l'association, à la requête de tout
intéressé ou du ministère public.
La transmission à la Direction des J.O. de cette demande
d'insertion ( Modèle imprimé A) est faite par les
services préfectoraux eux-mêmes; l'association n'a pas
à s'en charger. L a direction des J.O. adresse un extrait et
la facture à la personne ayant accompli la déclaration.
Le coût est de l'ordre de 250 F.
A CETTE DATE L'ASSOCIATION POSSEDE LA CAPACITE JURIDIQUE.
Quelles autres formalités déclaratives?
- A LA PREFECTURE
Aucune.
sauf dans 3 cas exceptionnels :
- votre association paie l'impôt sur les sociétés
au titre des produits financiers qu'elle réalise,
- votre association réalise, en permanence, des
opérations imposables à la TVA,
- votre association emploie du personnel salarié.
- A LA DELEGATION REGIONALE DE FORMATION PROFESSIONNELLE
La déclaration préalable d'existence en tant
qu'organisme de FMC auprès de la délégation
régionale de FMC est un choix mais non une obligation, qui
permet de bénéficier de l'exonération de la TVA.
LA DRFP fournit une attestation reconnaissant que l'association
dispense une formation réglementaire.
Pour l'obtenir il faut :
- souscrire une déclaration préalable ou avoir obtenu
un agrément ou une habilitation mentionnés aux articles
L 951-1 --> L961-12 du code du travail (cf NORFORMED);
- exercer une activité entrant dans le cadre de la formation
professionnelle continue;
- être à jour des obligations de dépôt de
bilans pédagogiques et financiers.
ATTENTION : le non-respect de cette obligation 2 années
consécutives remet en cause le principe de
l'exonération de TVA.
- A NORFORMED
Le président de l'association adresse à NORFORMED, sa
fédération, le double de TOUS les documents
réalisés ou reçus.
Quelles formalités lors de modifications?
Tout changement concernant l'association : modification, même
minime des statuts, changement de personne(s) chargée(s) de
son administration, changement de siège social, acquisitions,
dissolution..., doit faire l'objet de formalités :
- Déclaration modificative à la préfecture,
bureau des associations (Délai de 3 mois). Cette
déclaration doit être faite sur papier libre, en un seul
exemplaire, signée par au moins 2 administrateurs;
Les modifications donnent lieu à publication dans un journal
d'annonces légales : Gazette, Voix du Nord,
Nord-Eclair...)
Quatre cas seulement donnent lieu à publication au J.O. :
- Changement du titre de l'association,
- Modification de l'objet social,
- Changement d'adresse du siège social,
- Dissolution.
La publication doit se faire dans un délai d'un mois. Elle est
gratuite.
FONCTIONNEMENT DE L'ASSOCIATION.
1 LE CONSEIL D'ADMINISTRATION
Il a pour vocation la direction de l'association; il est
chargé de l'administration et du fonctionnement de
l'association dans les limites définies par les statuts.
Les membres sont élus, de préférence parmi les
adhérents.
Le nombre des membres et la durée de leur mandat sont
variables et laissés au choix des fondateurs, néanmoins
le trio nécessaire et indispensable est toujours
composé du président, du secrétaire et du
trésorier.
Un administrateur a toujours le choix de démissionner quelque
soit le moment et la raison.
L'élection se fait à bulletin secret.
2 REUNIONS DU CA
Les réunions ont lieu au minimum une fois par trimestre et
chaque fois que l'intérêt de l'association l'exige.
Les convocations, délibérations et votes interviennent
dans les conditions fixées par les statuts.
Toutes les délibérations et décisions prises
font l'objet de procès-verbaux qui sont retranscrits dans un
"Registre des réunions du CA". Ce registre est paraphé,
1e et dernière page et numéroté.
3 ASSEMBLEES
Aucune disposition législative ou réglementaire ne pose
le principe d'une consultation périodique des membres.
Les statuts déterminent librement les attributions de l'AG,
leur périodicité, les modalités de
convocation....
L'AG permet l'approbation des comptes de l'exercice
écoulé.
On distingue :
- AG ordinaire : elle a lieu une fois par an; elle permet de juger le
passé, d'évoquer le présent et de
préparer l'avenir.
- AG extraordinaire : elle a pour seule compétence d'apporter
une modification aux statuts, suivie d'une déclaration
modificative et d'une publication au J.O..
4 EMARGEMENT
Les listes d'émargement sont obligatoires qu'elles se
rapportent aux réunions de CA, assemblées et sessions
de formation (participants, experts, animateurs).
5 DIFFERENTS TYPES D'ASSOCIATIONS
Quatre cas peuvent vous poser problème : les associations
soumises à l'impôt sur les sociétés, les
associations assujetties à la TVA, les associations qui
emploient du personnel et enfin les associations assujetties à
la taxe professionnelle.
Volontairement, ces cas ne seront pas traités ici car ils
relèvent de cas très particuliers dans le cadre de la
FMC associative.
Cependant, si un doute se faisait jour au sein de votre association
naissante, NORFORMED répondra dans les meilleurs délais
à vos interrogations, formulées, de
préférence par écrit.
6 Tenue obligatoire du "Registre spécial"
Toute association doit tenir un "Registre spécial" à
pages numérotées non détachables (simple cahier
d'écolier mais numéroté), il doit être
"côté par première et par dernière et
paraphé sur chaque feuille" par une personne habilitée
à représenter l'association (président).
La tenue est obligatoire, c'est le "livret de famille" de
l'association.
Il doit faire état des modifications statutaires, des
changements survenus dans l'administration ou la direction, les
acquisitions, les dates de réception des
récépissés préfectoraux, dans l'ordre
chronologique, sans blanc, ni rature.
Ce document fait souvent défaut mais il correspond, d'une part
à une obligation et d'autre part, s'inscrit dans la ligne de
"l'assurance qualité" NORFORMED.
Les procès-verbaux des délibérations des AG ne
doivent pas y figurer.
Les sanctions éventuelles sont de la compétence des
tribunaux de l'ordre judiciaire.
III LES ASSURANCES DE L'ASSOCIATION
Les principaux contrats d'assurance à souscrire sont les
suivants :
ASSURANCES VIVEMENT CONSEILLEES
- La responsabilité civile du fait des activités.
- L'assurance des locaux et du matériel.
ASSURANCES OBLIGATOIRES
- Les véhicules terrestres à moteur.
OBLIGATIONS DES TRESORIERS d'ASSOCIATIONS
La loi 1901 n'édicte aucune prescription en matière
comptable, les statuts doivent prévoir les incidences
comptables.
Sachez que le trésorier rend compte de sa gestion et soumet le
bilan à l'approbation de l'assemblée.
----> La comptabilité de votre association doit suivre le
mode des engagements selon le plan comptable en vigueur.
----> Obligation de présentation de documents : les
trésoriers doivent pouvoir fournir à tout moment :
- Factures.
- Notes de frais.
- Notes d'honoraires des intervenants.
- Reçus d'honoraires.
- Chéquiers.
- Bordereaux de remises de chèques.
----> La comptabilité des associations
fédérées à NORFORMED doit être une
déclinaison de la comptabilité informatique de la
Fédération.
----> Services de FMC : votre association ne peut offrir de
services de FMC à d'autres personnes que ses membres
adhérents. Dans le cas contraire, il est nécessaire
d'obtenir l'adhésion avec réserve du versement d'une
cotisation.
----> Régime de TVA : sous réserve de la
déclaration en tant qu'organisme de FMC, votre association est
exonérée de TVA.
----> Régime Fiscal : les associations de FMC
bénéficient de l'exonération de l'impôt
sur les sociétés sauf dans le cas où elles
tirent des revenus de leur gestion patrimoniale; cet
élément est donc à vérifier. Dans ce cas,
votre association est tenue de tenue de remplir une
déclaration N° 2070.
Les produits financiers sont imposés s'il existe des comptes
provenant de l'étranger.
----> Versement d'honoraires : celui-ci requiert l'utilisation du
formulaire DAS2, destiné à l'administration fiscale
pour les intervenants internes ou externes.
L'absence de déclaration entraîne une
impossibilité de déduction fiscale tant pour votre
association que pour les intervenants concernés.
----> Bilan pédagogique et financier : il est à
établir annuellement et à transmettre à la
préfecture.
----> Reçu destiné à vos adhérents :
il est souhaitable d'y mentionner le décompte de la cotisation
et particulièrement la part versée à la
fédération nationale et la part (symbolique) requise
pour l'abonnement au "Norformédia", qui permet de
bénéficier d'un agrément à la commission
paritaire et par voie de conséquence d'un tarif postal
intéressant.
Enfin, un conseil : l'avis d'un expert-comptable est toujours utile
et NORFORMED se tient à votre disposition pour toutes vos
questions et tout particulièrement d'ordre comptable ou
fiscal.
Document réalisé par le bureau NORFORMED,
sous la Direction de Mme Dominique BERTRAND
RP NORFORMED,
en collaboration avec la FIDUCIAL EXPERTISE.
Dr LELOUP, Lille, Décembre 1996.